JURNAL3.NET / SURABAYA – Gubernur Jawa Timur Khofifah Indar Parawansa terus berkomitmen mendorong proses digitaliasi kearsipan baik melalui sistem informasi kearsipan maupun jaringan kearsipan nasional.
Hal ini diharapkan dapat mendukung proses pelayanan publik kepada masyarakat yang mudah, cepat, transparan dan akuntabel.
“Arsip-arsip selama ini kebanyakan kertas, bila disimpan terlalu lama secara manual otomatis mudah rusak dan makin sulit dicari. Maka dengan ekosistem digital yang dibangun di bidang kearsipan akan memberikan kemudahan dalam akses informasi kearsipan dan jaringan kearsipan yang cepat dan mudah,” kata Khofifah saat menghadiri Rapat Koordinasi Nasional Hasil Diseminasi Evaluasi Pilot Project Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) di Hotel Vasa Surabaya, Selasa (15/11/2022).
Gubernur Khofifah mengatakan, Pemprov Jatim terus berupaya melindungi keselamatan dan keamanan arsip-arsip statis untuk percepatan pelayanan publik.
Hal ini dilakukan untuk membangun kebudayaan dan peradaban melalui sistem informasi kearsipan yang diadopsi, diadaptasi dan dimodifikasi dari sistem informasi kearsipan standar internasional.
Apalagi, lanjutnya, arsip merupakan dokumen yang sangat penting dan terkait dengan memori kolektif suatu Bangsa. Arsip menyimpan dokumen atau nilai sejarah peradaban suatu bangsa. Tidak hanya itu, dalam sistem pelayanan publik, kearsipan menjadi salah satu hal yang penting.
“Ini sekaligus menjawab tantangan kebutuhan saat ini, pemanfaatan sistem informasi kearsipan sangat penting agar masyarakat dapat mengakses berbagai informasi dari sumber-sumber autentik yang disediakan oleh pemerintah,” imbuhnya.
Menurutnya, digitalisasi kearsipan ini juga menjadi bagian dari Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Yakni penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya serta efisiensi berbasis elektronik.
“Kemudahan dalam akses informasi kearsipan akan meningkatkan literasi digital masyarakat sehingga menjadi barometer keberhasilan proses transformasi digital yang tengah kita tempuh saat ini,” katanya.
Lebih lanjut menurutnya, Pemprov Jatim melalui Dinas Perpustakaaan dan Kerasipan Provinsi Jatim telah melakukan digitalisasi manuskrip turots atau kitab klasik karya para ulama Jatim terdahulu.
Manuskrip digital ini dilakukan tim Dinas Perpustakaaan dan Kerasipan Provinsi Jatim ke berbagai pondok pesantren maupun berbagai daerah di Jatim.
Dimana kitab-kitab yang sudah lapuk ataupun naskah kuno yang masih tersimpan secara manual, akan dibantu untuk dialihmediakan atau dilakukan manuskrip digital. Tidak hanya itu, naskah kuno tersebut diberikan semacam tempat penyimpanan.
“Kami juga melakukan preservasi atau restorasi. Caranya naskah kuno tadi diberikan seperti tisue jepang, ini diharapkan bisa awet disimpan lama sehingga nilai keilmuan yang ada dalam kitak tersebut dapat dipelajari dan dikaji kembali,” kata Khofifah.
Untuk itu, ia mendukung pelaksanaan JIKN dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional. Melalui JIKN ini, akan terbentuk sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis; dan arsip statis.
Sedangkan SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
“JIKN memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, sebagai sarana bantu penyatuan riwayat dokumenter yang tersebar di antara penyelenggara kearsipan di Indonesia. Apalagi di negara kita ada banyak arsip yang tersimpan diantara penyelenggara kearsipan lintas wilayah maupun lintas sektor,” katanya.
“Tentunya adanya JIKN ini memudahkan para pengguna arsip mengakses khasanah arsip bangsa secara lebih mudah, cepat dan murah sehingga dapat meningkatkan pemberdayaan arsip oleh masyarakat,” imbuhnya.
Sementara itu Kepala ANRI Imam Gunarto mengatakan rakor ini salah satunya membahas cara untuk memindahkan sistem arsip ke sistem digital. Melalui implementasi ini diharapkan akan ada arsip nasional dalam satu jaringan portal Nasional.
Menurutnya, kinerja kearsipan Jatim tahun ini lebih baik dari tahun lalu. Dimana tahun lalu kinerja Jatim di bidang kearsipan masih ada 10 kabupaten kota yang merah, saat ini tinggal dua.
“Artinya kalau mau tinggal landas ke digital, Jawa Timur untuk ini sudah sangat memungkinkan di 2024 dan Provinsi Jawa Timur bisa menjadi provinsi yang terdepan untuk memindahkan sistem kearsipan ke digital,” katanya.
Dalam kesempatan tersebut, Gubernur Khofifah bersama Kepala ANRI, Imam Gunarto, turut melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman antara ANRI dengan Pemprov Jatim tentang Sinergitas Program Bidang Kearsipan.
Ruang lingkup kerjasama itu meliputi pembinaan dan pengembangan SDM bidang kearsipan seperti diklat penciptaan fungsional arsiparis, serta Pengembangan Pusat Studi Arsip Kebencanaan Vulkanik Jawa Timur seperti studi kelayakan dan penyusunan grand design pembangunan pusat studi arsip kebencanaan vulkanik di Jatim./*Red
